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        深圳公關活動策劃“品牌服務商”
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        年會場地選擇十大維度 深圳翎鹿策劃公司給出最完美的回答

        時間:2023-07-16 23:21:32   來源:深圳活動策劃公司

        年會場地選擇十大維度 深圳策劃公司給出最完美的回答。

        在2023年會活動中,任何一點有關場地的環節,都將影響公司周年慶典活動效果;周年慶/年會地裝修不好拍照不美,不好停車導致嘉賓繞了好久才入場,酒店餐飲不給力,和其它辦會的場地相撞聲音太嘈雜等等,一不小心,踩了大坑。

        這么復雜啊,哪我們活動選場地究竟應該注意要點和選擇維度又是什么呢?接下來我們翎鹿深圳活動策劃公司,在為你選擇公司年會場地之前從以下十個要點的維度來做綜合考察:

            維度1、慶典活動場地考察維度之——活動檔期

            維度2、慶典活動場地考察維度之——品牌匹配

            維度3、慶典活動場地考察維度之——場地位置

            維度4、慶典活動場地考察維度之——場地價格

            維度5、慶典活動場地考察維度之——場地勘測

            維度6、慶典活動場地考察維度之——外場環節

            維度7、慶典活動場地考察維度之——拍照打卡

            維度8、慶典活動場地考察維度之——執行區域

            維度9、慶典活動場地考察維度之——交通情況

            維度10、慶典活動場地考察維度之——周邊設施

        珠海長隆水上公園

            維度 一、公司年會場地選擇要點:活動檔期

        越火爆的檔期,越需要提前開始搶訂。如果同期周邊還有一些其他的重大活動,就要考慮限行的問題,確定好酒店和檔期之后要考慮活動報備的問題。如果發現心儀的酒店價格有些超預算了,我們可以通過調整檔期來進行議價。

        火爆檔期的預訂難度周邊限行同期政府活動活動報備報批


            維度 二、公司年會場地選擇要點:品牌匹配

        選擇場地要與公司品牌高度融合,我們主要從3個維度去思考:1.公司慶典內容與酒店品牌相匹配;2.活動場地(酒店)環境與公司品牌形象相匹配;3.活動場地承載環節與品牌傳達的信息相匹配,匹配度越高,慶典效果越好?;顒訄龅氐姆赵侥軌虻玫奖U系?。

        當然也有公司Boss會對一些活動場地品牌會有忠誠度??。那么策劃人員要考慮這個場地優勢在哪?缺點在哪里?Why does the boss like it? 這家酒店菜品的口味、菜系風格?...


            維度 三、公司年會場地選擇要點:場地位置

        慶典場地的商圈、在建項目、交通限行等情況需要提前了解清楚。慶典場地如果同期在舉行政府活動,也要考慮該活動對自身活動的影響,如周邊限行等。另外在人數較多的情況下,特別需要注意跟活動交涉清楚報批報備的事宜。

        慶典場地的便利性也是影響因素之一。比如場地是否好找,停車是否方便,交通是否方便,都會影響晚會的表現??傊?,除了要考慮慶典場地的風格和定位外,還要注意年會場地的交通便利性。

         

            維度 四、公司年會場地選擇要點:場地價格

        周年慶典或年會找場地可以找我們翎鹿,在您的預算范圍內,我們會為您找到匹配適合最好的活動場地。做活動的場地可以是酒店、會展中心、餐廳、創意園、會所、度假村、藝術館、景區景點等等。我們都可以為你推薦到位。

        活動檔期對應不同價格,比如假期、周末的的價格浮動比較大,年末、年中 相差價格也比較大,最重要考慮公司預算是否適配。了解付款方式、場地押金、最低消費標準。如果要宴會還得了解菜單內容、酒水、開瓶費、清潔費、額外費用,比如前往場地的車費等

         

            維度 五、公司年會場地選擇要點:場地勘測

        1.同一檔期是否有其他公司預定,是否有友商的活動,是否有商業沖突等

        2.場地包含的設備,桌椅尺寸,桌布椅套顏色,投影幕、音響設備,LED尺寸及分辨率

        3.活動各場地位置,入口數量,尺寸長寬,燈下高,燈光開關位置,是否可以分開控制

        4.距離其他會場的位置及路線,主會場是否有吊點、數量、承重、安全出口及各通道口

        5.轉播機位及預留區域,控制臺位置、網絡速度最佳位置設計接線,主電源接入和電量

        6.使用搭建材料、地面承重、整體限高在前廳的面積和搭建的條件,場租搭建給出時間

        7.根據我們策劃的內容能否放下簽到、合影墻、互動裝置、美陳打卡、舞蹈入場人數等

        8.考慮安全門及消防栓的位置、展區位置是否醒目、茶歇擺放、搭建物料進出是否方便

        以上內容決定了翎鹿深圳策劃公司怎么設計;會場的面積和可容納的人數是關鍵性決定因素;入口的數量和尺寸等決定了會場中可以放多少東西以及如何放進去;、費用以及會場設備的配置則對年會現場的搭建影響很大。


            維度 六、公司年會場地選擇要點:外場環節

        1.停車場(大巴車進入是否方便、停車場數量、停車收費情況、進貨限高等)

        2.戶外區域(物料擺放制作、雨棚、電源、水、合影區、環境裝飾、天氣等)

        3.酒店入口(酒店入口結構擺放物料,是否可以懸掛條幅、入口數量及位置)

        4.簽到處(嘉賓簽到臺位置,數量,區域尺寸、擺放背板、辦理入住的流程)

        5.距離活動場地的前臺,電梯,衛生間,餐廳,房間、娛樂設施等場地距離


            維度 七、公司年會場地選擇要點:拍照打卡

        1.關于合影是否可以搭建合影架子或者特殊拍攝,協調酒店提前預留選定好的合影區域。

        2.網紅打卡點是一種聚精引流的存在,是品牌線下活動重要組成部分,發出美美的照片。

        廣州長隆水上公園

         

             維度 八、公司年會場地選擇要點:執行區域

        根據需要,我們要檢查場地是否有化妝間、VIP室、物料間、卸貨通道和貨梯等,這些因素會影響整個進程的順利程度。

        1.化妝間(樓層,名稱,尺寸,數量、衣架,鏡子,衛生間,燈光,插座)

        2.休息室(樓層,名稱,尺寸,數量、沙發,燈光,衛生間,茶幾,插座)

        3.物料間(樓層,名稱,尺寸,數量、桌椅,插座,鑰匙、監控、方便)

        4.卸貨區(卸貨距離及線路、施工人員證件辦理、進場手續及押金數量)

        5.貨運梯(貨梯數量、貨梯容積、貨梯門的尺寸、特殊物是否順利進入)

        6.電源口(電箱數量、電箱接口、電箱距離會場的距離、接電特殊要求)


            維度 九、公司年會場地選擇要點:交通情況

        確認附近地鐵站名稱、運營時間等信息,及時同步員工。如果是在目的地辦年會,還需要考慮高鐵、飛機等公共交通的動線安排,給同事們做一個明確的標識。

        1.機場&火車站(到達口位置及數量、上客點距離及線路、嘉賓接待站位點)

        2.商務車&大巴(停車場位置、接站站位點、停車場至到達口距離及線路)

        3.地鐵&公交車(站名\位置\線路\營運時間\到達周年慶典場地的距離及線路)


            維度 十、公司年會場地選擇要點:周邊設施

        美食、裝飾店(美食、裝飾店菜單、價格、風味、位置距離等配送服務)

        圖文店(圖文打印距離酒店位置距離、營業時間、價格、制作時間配送)

        購物中心(購物中心的位置,距離酒店路程、營業時間、是否配送服務)

        醫院(醫院位置,距離酒店路程、是否可提供救護車及醫生駐場等服務)

        派出所(派出所位置,距離酒店路程、活動報備情況都是要去了解到的)

        周年慶典、年會在白天會先進行表彰大會,中午用餐,那么周邊的情況就需要熟悉。還有圖文店美食、裝飾店、醫院、派出所也都納入年會和周年慶典場地考慮慶典的考察維度里面。


            在2024年深圳年會慶典活動來臨之際,我們翎鹿小編為各位小伙伴,把年會場地選擇要點做了一一分析如:活動檔期、品牌匹配、場地價格、場地位置、場地勘測、外場環節、拍照打卡、執行區域、交通情況、周邊設施作出了詳細的解讀。

        避免大家場地選擇場地時踩了個坑,還得硬著頭皮來把這場活動完成,那實在是心里苦啊。


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